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EVENTO VIRTUAL | ¿Cómo organizarlos fácilmente?

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¿Quieres que tu empresa siga realizando eventos de éxito a pesar de las limitaciones de la crisis sanitara? A continuación, te explicamos cómo organizar un evento virtual de forma sencilla y que sea todo un éxito.

La actual situación global también ha modificado las tendencias en el sector de los eventos en 2020, tanto personales como empresariales. Todos sabemos la avalancha de cancelaciones de grandes ferias que se ha producido en los últimos meses, como el Mobile World Congress, por ejemplo. Por supuesto, todo esto ha provocado que multitud de empresas busquen diferentes alternativas para seguir realizando sus eventos corporativos. En el apartado de celebraciones personales, las limitaciones de espacios, aforos y distancias, también ha mermado drásticamente la celebración de bodas, comuniones y otros eventos similares.

Por esta razón, invertir en eventos online se ha convertido en una prioridad para empresas y organizaciones que no quieren perder la oportunidad de seguir realizando sus eventos empresariales en 2020.

Las últimas tendencias en el sector de los eventos en 2020:

Sin duda, la crisis sanitaria del Coronavirus ha acelerado la digitalización de la población y sobre todo de las empresas y organizaciones, que se han visto obligadas a adaptarse a los cambios generados por la pandemia.

Situaciones como las videoconferencias online, reuniones familiares mediante llamada grupal, o el teletrabajo, son a día de hoy habituales y aceptadas por la mayoría de la sociedad, que ha encontrado en la tecnología, un aliado para seguir manteniendo el contacto con el resto de personas a pesar de la situación sanitaria. Esto podemos comprobarlo también como una clara tendencia del sector de los eventos, cuya digitalización se ha acelerado considerablemente.

Por esta razón, se está produciendo un considerable aumento de eventos virtuales o eventos online, incluso comenzando a darse eventos híbridos, que combinan parte de los asistentes de forma presencial con asistentes virtuales desde cualquier parte del mundo. Un claro ejemplo, es la feria Casa Moderna 2020, organizada en Italia de forma presencial y que contó también con presencia digital gracias a nuestra plataforma de eventos online.

10 pasos para organizar un evento virtual de éxito:

Evento virtual EGA 2020

1 – En primer lugar, definir el objetivo que se pretende conseguir

2 – Asimismo, se deben determinar los temas que se van a tratar

3 – Establecer el público objetivo al que se va a dirigir el evento virtual

4 – Determinar los requerimientos necesarios para llevar a cabo el evento

5 – Elegir el formato en el que se va a producir el evento virtual

6 – Del mismo modo, se requiere una planificación: crear un guion con el timing detallado

7 – Preparativos previos y creación de planes de contingencia

8 – También se debe realizar un formación del staff organizador

9 – Buscar a los participantes del evento: ponentes, conferenciantes, etc…

10 – Por último, definir una estrategia de seguimiento: KPIs, métricas, etc…

¿Cómo organizar tu primer evento virtual empresarial online?

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Principalmente, vamos a distinguir dos formas de realizar eventos online empresariales. La primera sería en formato streaming, mientras que la segunda sería mediante una plataforma de eventos online virtual.

Eventos online en formato streaming:

Resultan ser la primera solución en la que piensan, tanto personas como empresas, para realizar eventos online en este 2020. Si nos centramos en el apartado empresarial, suelen consistir en encuentros online como ponencias o conferencias cerradas, que suelen realizarse por videoconferencia usando herramientas como skype, zoom, discord o similares. Estas ponencias a su vez se emiten en streaming para que todo aquel que quiera pueda presenciar el evento desde su casa.

Este tipo de eventos son una solución que, a priori, parece sencilla y factible de realizar. Pero en la practica, necesitan de una gran organización y de un equipo de IT detrás que resuelva posibles problemas informáticos. Además, resultan poco motivadores para el público al generar un canal de comunicación, que en la mayoría de los casos es unidireccional. Esto provoca la perdida de interacción que se podría generar realmente en un evento presencial.

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Eventos online en formato virtual:

Los eventos virtuales son una solución muy interesante y su uso está creciendo entre las organizaciones más relevantes. Por esta razón, están comenzando a incluirlos e incluso considerarlos imprescindibles en su estrategia de comunicación.

A diferencia de los eventos en streaming, en estos todos los participantes pueden interactuar entre sí en un mundo virtual, pudiendo comunicarse a través de la voz como si de un evento presencial se tratase.

Además, el entorno virtual generado es totalmente personalizable. Se crea todo a medida del cliente, tanto los espacios que se requieren para el evento como la estética de los mismos, pudiendo cubrirlos con la imagen corporativa de la empresa o empresas que participan, lo que permite generar un gran impacto de marca.

Estas y otras muchas ventajas de los eventos online virtuales, hacen que sean una solución, que si bien, puede ser más costosa económicamente, también conlleva un retorno mayor para las empresas organizadoras.

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Contacta con nosotros a través de info@deusens.com y nosotros nos encargaremos de organizar el evento virtual que impulsará tu empresa al siguiente nivel.

¡No lo dudes, aprovecha las grandes oportunidades que los eventos online virtuales le van a aportar a tu empresa!

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